Depuis que SVP utilise la plateforme Knowledge Plaza (récent lauréat des Data News Awards) l'entreprise arrive à mieux "sourcer" les informations issues du Web. Et elles sont nombreuses! Vu la criticité de leur métier SVP ne peut pas prendre le risque de se tromper ni de donner une réponse erronée à ses clients. Le retour d'expérience ci-dessous vous en dira plus sur leur utilisation de Knowledege Plaza et les bénéfices retirés.
SVP était à la recherche d’une plateforme collaborative lui permettant d’optimiser le partage des données issues du web. Son choix s’est porté sur Knowledge Plaza pour sa pertinence, sa flexibilité et sa facilité de prise en mains.
Depuis 1935, SVP, société d’information professionnelle et d’aide à la décision, apporte aux entreprises et aux collectivités locales des réponses personnalisées leur permettant d'optimiser leur prise de décision et maîtriser leurs risques. Le groupe SVP accompagne près de 7 000 clients et 30 000 décideurs en s'appuyant sur l'expertise de 230 experts organisés par domaines de compétences (ressources humaines, fiscalité, vie des affaires, communication, achats, hygiène et sécurité, etc.), ainsi que sur son réseau représenté dans 40 pays.
Objectif : Optimiser le partage des sources entre experts et faciliter la mise en place de nouvelles stratégies de gestion de l’information.
Avec 76 ans d'archives capitalisées, plus de 250 000 biographies de personnalités publiques recueillies depuis les années 30 et des archives issues des principaux quotidiens nationaux, SVP possède un fonds documentaire exceptionnel. Avec la multiplication des données sur Internet, la proportion du fonds documentaire immatériel ne cesse d’augmenter.
Grégoire Henrotte, Manager KM & Veille au sein du département Innovation & Développement, précise : «La veille que nous menons nous permet d’anticiper des changements de maîtriser l’actualité avant que nos clients ne nous contactent. Avec Internet l’information clé est rapidement reprise par de nombreux sites et devient donc accessible rapidement et facilement à tout internaute. Mais le bruit généré par ces informations tourne vite à l’infobésité rendant le travail de sélection qualitative plus hasardeux. Pire, des données circulant peuvent s’avérer être fausses ou périmées, ainsi on trouve souvent des pages mises à jour très récemment mais dont le contenu date de plusieurs mois ou années. Diffuser et utiliser de vieilles informations peut avoir des conséquences désastreuses pour une entreprise ou une collectivité. Notre positionnement nous amène ainsi à adopter une démarche proactive visant à identifier de nouvelles sources à forte valeur ajoutée, à sonder le web invisible et surtout à vérifier l’information. Ce sourcing qualifié doit pouvoir être mutualisé entre les experts afin d’optimiser le temps consacré aux recherches : notre connaissance des sources est un atout majeur et stratégique qui fait partie de notre valeur ajoutée. »
C’est pourquoi SVP cherchait à optimiser le partage des données issues du web pour améliorer la circulation d’informations importantes, augmenter la collaboration entre experts et faciliter la mise en place de nouvelles stratégies de gestion de l’information.
Muriel Lafargue, Responsable des sources d'informations, ajoute : « Nous avions besoin de mieux catégoriser et structurer les données issues d’Internet mais aussi de mieux partager nos sources. C’est pourquoi la dimension collaborative de la solution recherchée était un élément clé ainsi que la structuration de l’outil qui devait être suffisamment flexible pour s’adapter à notre organisation et à nos process. »
Le choix de la solution
SVP avait listé plusieurs éléments déterminants pour le choix d’une solution:
- la possibilité de gérer efficacement un sourcing adapté en fonction des profils des utilisateurs (droits d’accès mais aussi gestion d’un sourcing personnel reposant sur un sourcing commun)
- la contribution des experts à l’alimentation du sourcing et la personnalisation de bouquets de sources
- l’interrogation en une seule requête des contenus de bouquets de sites Internet de façon à accélérer les démarches de recherches
- plus largement la flexibilité de l’outil et sa simplicité d’utilisation
Grégoire Henrotte explique: « Nous avons comparé plusieurs types de solutions : plate-formes de veille, outil de surveillance du web et intranets collaboratifs avec gestion documentaire intégrée. Knowledge Plaza a retenu notre attention sur chacun des points déterminants pour nous. C’est une plate-forme très innovante au rapport qualité-prix intéressant. Son utilisation très intuitive permet à tous, technophiles ou non, de l’utiliser. Les rapports humains avec l’équipe de Knowledge Plaza ont été un autre élément capital. L’équipe a été très à l’écoute de nos besoins spécifiques : ils se sont montrés souples, adaptables et c’est en véritables partenaires que nous avons travaillé ensemble.»
Le déroulement du projet
Trois structures ont travaillé sur ce projet du côté de SVP: l’équipe de veilleurs effectuant le travail d’identification des sources et de gestion des données, Infodoc (le service qui gère les abonnements aux sources et les outils documentaires) en appui, et la DSI en support technique. La première rencontre a eu lieu en Novembre 2009 et un pilote de Knowledge Plaza a été mis en place dès Janvier 2010 et la solution a été définitivement adoptée en Septembre 2010. Très facile d’accès et rapide à installer grâce au SaaS, la prise en main a été extrêmement simple pour tous les utilisateurs. Les équipes ont appris à l’utiliser et ont très vite identifié le potentiel de l’outil. Muriel Lafargue précise : « Par la suite nous avons bâti un environnement personnalisé et adapté à notre organisation sectorielle des métiers et compétences, chaque groupe d’experts disposant d’un accès à la plateforme. Actuellement il y a 38 thèmes qui sont surveillés et dont nous partageons le résultat sur la plateforme Knowledge Plaza. Chaque thème est subdivisé en données sectorielles."
La plateforme Knowledge Plaza est conçue de telle façon que l’information que l’on y met est systématiquement enrichie par des méta-données - tag, description, commentaire, choix de l’espace… - qui ajoutent de la valeur et la rendent très facilement retrouvable. Par ailleurs les éléments d’information (« tiles ») peuvent être regroupés et assemblés entre eux de manière dynamique pour rassembler toute la connaissance sur un sujet donné. Comme l’outil traite chaque élément d’information au même niveau, une « mosaïque » peut être constituée d’éléments de formats divers (document, fichier, site web, référence, contact, email…). La force de Knowledge Plaza réside dans cette capacité à s’affranchir des formats pour créer un bouquet de connaissances très exhaustif.
Muriel Lafargue continue : « Avec Knowledge Plaza nous construisons une base de connaissances enrichie de l’expertise des utilisateurs. Les analystes peuvent par exemple assembler toute l’information sur un sujet en regroupant plusieurs tiles.» Cela permet de créer dynamiquement des bases de connaissance sur des thématiques transversales en ayant la garantie d’avoir une information à jour et validée. Le système de tags permet l’étiquetage et la catégorisation fine des sources. Tous les textes et toutes les méta-données sont indexés par le moteur de recherche, ce qui permet de retrouver très rapidement l’information recherchée. En cliquant sur un tag on fait apparaître tous les contenus (sites web, documents, mails…) qui contiennent ce terme. Le moteur de recherche s'appuie sur la combinaison de la navigation par tags et la recherche en texte intégral pour produire des résultats pertinents.
Actuellement, une soixantaine de personnes accède à la solution et bénéficie d’un sourcing web adapté qui est enrichi quotidiennement. « La flexibilité de Knowledge Plaza nous permet d’orienter les contenus vers des groupes d’utilisateurs en tenant compte de leurs profils d'intérêt et de droits.» précise Grégoire Henrotte. Les utilisateurs se sont adaptés à l’outil très facilement et ont apprécié son ergonomie et sa simplicité. Le temps dédié aux formations fut très court, chaque utilisateur maîtrisant les fonctionnalités principales de l’outil rapidement. Une seconde formation a été menée quelques semaines après de façon à permettre une prise en main avancée de la plateforme.
« Le bénéfice d’une meilleure structuration de l’information »
Les bénéfices résultant de l’utilisation de Knowledge Plaza sont multiples : gain de temps grâce à l’interrogation de plusieurs sites web en une seule fois et identification rapide et facile des données pertinentes : « Le bénéfice d’une meilleure structuration de l’information est évident » rappelle Grégoire Henrotte. « Knowledge Plaza nous a permis de faciliter les échanges entre experts avec des moyens nouveaux issus du web 2.0. La collaboration entre les différents métiers et compétences a été renforcée grâce à une politique de partage dynamique des données, favorisant des démarches de recherche homogènes sur le Web ».
« Knowledge Plaza permet à nos veilleurs de bénéficier du sourcing remonté par les experts lors de l’identification de nouvelles sources : c’est une stratégie win-win au sein de notre direction » conclut Muriel Lafargue.
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